Den moderna kommunikationsmiljön
Företagskommunikation har genomgått en radikal förändring under det senaste decenniet. Från traditionella växellösningar och analoga telefonlinjer har utvecklingen gått mot helt molnbaserade kommunikationsplattformar. Microsoft Teams har blivit ett nav för intern och extern kommunikation i tusentals svenska organisationer.
Men med den ökade användningen av molntjänster följer också nya krav på struktur, säkerhet och effektivitet – särskilt när det gäller telefoni och nummerhantering. Två begrepp som spelar en central roll i denna kontext är Microsoft Voice (även kallat Teams-telefoni) och DDI Management.
I denna artikel får du en djupgående genomgång av hur dessa två komponenter samverkar och skapar förutsättningar för modern, flexibel och kostnadseffektiv företagskommunikation.
Vad är Microsoft Voice?
Microsoft Voice är Microsofts molnbaserade telefonitjänst som gör det möjligt att ringa och ta emot telefonsamtal direkt i Microsoft Teams. Det innebär att varje användare får ett telefonnummer kopplat till sin Teams-klient, vilket eliminerar behovet av traditionella telefonväxlar och fysiska enheter.
Teams-telefoni har blivit ett populärt alternativ för organisationer som redan använder Microsoft 365, eftersom det integrerar sömlöst med resten av ekosystemet.
Med Microsoft Voice kan man:
-
Ringa och ta emot samtal via det publika telenätet
-
Tilldela telefonnummer till enskilda användare eller funktioner
-
Skapa samtalsköer och hantera samtalsgrupper
-
Integrera med kontaktcenter och tredjepartstjänster
Vad är DDI och varför är det viktigt?
DDI står för Direct Dial-In, och syftar på telefonnummer som är direkt kopplade till en användare eller funktion inom en organisation. Ett DDI-nummer gör det möjligt att ringa direkt till en person utan att passera företagets växel.
I större organisationer kan antalet DDI-nummer uppgå till tusentals. Hanteringen av dessa nummer blir då en kritisk fråga – både ur administrativt, säkerhetsmässigt och ekonomiskt perspektiv. Därför har begreppet DDI Management vuxit fram som ett viktigt område inom IT och telefoni.
Vad innebär DDI Management?
DDI Management är ett samlingsbegrepp för de processer, system och verktyg som används för att hantera DDI-nummer i en organisation. Det handlar bland annat om:
-
Tilldelning av nya nummer till användare
-
Spårning av vem som har vilket nummer
-
Återanvändning av inaktiva nummer
-
Integration med identitetshantering (t.ex. Microsoft Entra ID)
-
Rapportering, säkerhet och efterlevnad av GDPR
Utan en strukturerad hantering riskerar organisationen att få en oklar bild av sin nummerresurs, vilket kan leda till säkerhetsbrister, onödiga licenskostnader och ineffektiv användning.
Hur hänger Microsoft Voice och DDI Management ihop?
När en organisation använder Microsoft Teams som sin telefoniplattform, krävs en tydlig koppling mellan användare och telefonnummer – det vill säga DDI-nummer.
Utan ett genomtänkt system för DDI Management kan det bli:
-
Svårt att veta vem som har vilket nummer
-
Ineffektivt att tilldela eller ta bort nummer
-
Riskfyllt att hantera känsliga uppgifter
Genom att kombinera Microsoft Voice med ett effektivt DDI Management-verktyg får organisationen full kontroll över sin telefonidata.
Exempel på hur det fungerar i praktiken:
-
En ny medarbetare anställs: ett DDI-nummer tilldelas automatiskt via ett regelbaserat system
-
En anställd slutar: numret sätts i karantän och återanvänds efter 30 dagar
-
IT-avdelningen kan via en portal se realtidsdata över alla nummer och deras status
Fördelar med att kombinera Teams-telefoni och DDI Management
1. Effektiv administration
Automatiserad tilldelning och hantering av nummer sparar tid och minskar manuella fel.
2. Ökad säkerhet
Tydlig spårbarhet och koppling till identitetssystem minskar risken för missbruk av gamla nummer.
3. Bättre kontroll och insyn
Genom centraliserad översikt vet du alltid vilka nummer som är i bruk, inaktiva eller lediga.
4. Minskade kostnader
Du slipper betala för oanvända nummer eller licenser.
5. Förbättrad onboarding/offboarding
Snabb och korrekt tilldelning av resurser när personal kommer eller går.
Utmaningar vid implementering
Det finns också några utmaningar att vara medveten om:
-
Kräver integration med Active Directory och Teams Admin Center
-
Vissa avancerade funktioner kräver tredjepartslösningar
-
Organisationen måste ha tydliga rutiner för livscykelhantering av användare
Därför väljer många att arbeta med en certifierad partner som kan leverera både tekniken och stödet för att lyckas.
Exempel: svenska kommuner digitaliserar telefoni
I Sverige har flera kommuner och regioner valt att digitalisera sin telefoni med Microsoft Teams – och implementerat DDI Management som en integrerad del.
Exempelvis kan man se:
-
Sänkt licens- och supportkostnad
-
Förenklad administration för IT-ansvariga
-
Bättre dokumentation och efterlevnad av GDPR
-
Snabbare onboarding av ny personal
En vanlig leverantör i detta sammanhang är Performance Metrics, som erbjuder plattformen Coherence med funktioner för Teams-telefoni, DDI Management och kontaktcenterintegration.
Viktiga funktioner att efterfråga i en DDI/Teams-lösning
När du ska välja plattform eller partner bör du säkerställa att följande funktioner ingår:
-
Fullständig integration med Microsoft Teams och Entra ID
-
Regelbaserad tilldelning av DDI-nummer
-
Självbetjäningsgränssnitt för HR eller avdelningschefer
-
Nummerkarantän och återanvändning
-
Spårbarhet och loggning
-
Automatisk rapportering och varningssystem
Framtiden för telefoni och nummerhantering
Utvecklingen inom molntelefoni går snabbt. Vi ser redan en trend mot mer AI-baserad hantering, automatiska flöden och självbetjäning. Några möjliga framtida utvecklingar:
-
AI som föreslår vilka nummer som ska tilldelas baserat på historik
-
Integration med bemanningssystem
-
Virtuella assistenter som hanterar samtal i realtid
-
Mer granular kontroll över licenser och åtkomst
Den organisation som investerar i modern telefoni och DDI Management idag, står bättre rustad för framtiden.
Sammanfattning
Att kombinera Microsoft Voice och DDI Management skapar ett kraftfullt verktyg för kommunikation och IT-administration. Du får:
-
Telefoni helt integrerat i Microsoft Teams
-
Kontroll över alla nummer och deras livscykel
-
Kostnadseffektivitet och säkerhet
-
Flexibilitet för både små och stora verksamheter
Med rätt partner och strategi kan övergången till molnbaserad telefoni bli en av de mest värdeskapande IT-satsningarna i din organisation.